Datenschutz
STAND: 15. JUNI 2026
Datenschutzerklärung
Der Schutz personenbezogener Daten ist uns wichtig. In dieser Datenschutzerklärung informieren wir darüber, welche personenbezogenen Daten wir im Zusammenhang mit unserer Webseite, unserem Claroon-Kundenportal und unseren digitalen Diensten verarbeiten.
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist:
ICON MEDIA GmbH
Koßmannstraße 35
66119 Saarbrücken
Deutschland
Telefon: +49 681 950 80 80
E-Mail: info@iconmedia.de
Website: www.iconmedia.de
Vertreten durch den Geschäftsführer Marc Simon.
2. Datenschutzkontakt
Für Fragen zum Datenschutz, zur Ausübung Ihrer Betroffenenrechte oder zu dieser Datenschutzerklärung können Sie sich jederzeit an uns wenden:
E-Mail: info@iconmedia.de
3. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Webseite, zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, zur Erfüllung von Verträgen, zur Kommunikation mit Interessenten und Kunden, zur Bereitstellung des Claroon-Kundenportals, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist.
Rechtsgrundlagen der Verarbeitung sind insbesondere:
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, sofern Sie uns eine Einwilligung erteilt haben;
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist;
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, sofern wir gesetzlich zur Verarbeitung verpflichtet sind;
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, sofern die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist und keine überwiegenden Interessen oder Grundrechte der betroffenen Person entgegenstehen.
4. Aufruf der Webseite und Server-Logfiles
Beim Aufruf unserer Webseite werden technisch notwendige Daten verarbeitet, damit die Webseite ausgeliefert, stabil betrieben und gegen Angriffe geschützt werden kann. Dazu können insbesondere folgende Daten gehören: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite oder Datei, übertragene Datenmenge, Referrer-URL, Browsertyp und Browserversion, Betriebssystem, Gerätetyp, HTTP-Statuscode sowie technische Verbindungsdaten.
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren, stabilen und fehlerfreien Bereitstellung unserer Webseite.
Das Frontend der Webseite wird derzeit über Replit bereitgestellt. Replit kann dabei technisch notwendige Verbindungs-, Zugriffs- und Serverdaten verarbeiten. Nach aktuellem Stand werden veröffentlichte Replit-Anwendungen in der Regel in den USA gehostet. Kundendateien und produktive Dateninhalte werden nach unserem derzeitigen Setup nicht im Replit-Frontend gespeichert, sondern getrennt über unsere Daten- und Datei-Infrastruktur verarbeitet.
Server-Logfiles werden nur so lange gespeichert, wie dies für technische Zwecke, Sicherheit, Fehleranalyse und Missbrauchsverhinderung erforderlich ist.
5. Technisch notwendige Cookies
Unsere Webseite und das Claroon-Kundenportal verwenden nur technisch notwendige Cookies und vergleichbare Technologien. Diese sind erforderlich, um grundlegende Funktionen bereitzustellen, insbesondere Login, Session-Verwaltung, Authentifizierung, Sicherheit, Passwort-Zurücksetzung, Formularschutz und Nutzerpräferenzen.
Es werden nach aktuellem Stand keine Analyse-Cookies, Marketing-Cookies, Retargeting-Technologien, Facebook Pixel, LinkedIn Insight Tag, Google Analytics oder vergleichbare Tracking-Dienste eingesetzt.
Die Speicherung technisch notwendiger Informationen auf dem Endgerät oder der Zugriff darauf erfolgt auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TDDDG. Soweit dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt dies je nach Funktion auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
6. Kontaktaufnahme, Kontaktformular, Demo-Anfrage und Terminbuchung
Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon, Kontaktformular, Demo-Anfrage oder Terminbuchung kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen bereitgestellten Daten. Dazu können gehören: Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, gewünschter Termin, Nachrichtentext, Projektinteresse, technische Metadaten der Anfrage sowie weitere Angaben, die Sie uns freiwillig mitteilen.
Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Kommunikation mit Ihnen, zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und gegebenenfalls zur Anbahnung oder Durchführung eines Vertragsverhältnisses. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Anfragen werden gelöscht, sobald sie nicht mehr erforderlich sind, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Falls künftig ein externer Terminbuchungsdienst eingebunden wird, wird diese Datenschutzerklärung entsprechend ergänzt.
7. Registrierung und Benutzerkonten
Nutzer können ein Benutzerkonto für Claroon anlegen. Im Rahmen der Registrierung und Nutzung des Benutzerkontos verarbeiten wir insbesondere: Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Zugangsdaten, Passwort-Hash, Rollen und Berechtigungen, Login-Zeitpunkte, Sicherheits- und Authentifizierungsdaten, Projektzuordnungen sowie technische Nutzungsdaten des Kundenportals.
Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert. Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung und Verwaltung des Benutzerkontos, zur Authentifizierung, zur Zugangskontrolle, zur Sicherheit des Portals und zur Durchführung des Vertragsverhältnisses. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
8. Kundenportal, Projekte, Nachrichten und Freigaben
Im Claroon-Kundenportal können Kunden Projekte verwalten, Dateien hochladen, Nachrichten austauschen, Inhalte prüfen und Freigaben erteilen. Dabei verarbeiten wir insbesondere: Projektinformationen, hochgeladene Dateien, Nachrichten, Kommentare, Statusinformationen, Freigaben, Änderungsverläufe, Zeitstempel, Nutzerkennungen und technische Metadaten.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit eine Dokumentation zur Nachvollziehbarkeit, Qualitätssicherung, Sicherheit oder Rechtsverteidigung erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
9. Datei-Uploads und Audiodaten
Nutzer können Dateien in Claroon hochladen. Dazu können insbesondere Audiodateien, Dokumente, PDFs, Skripte, Briefings, Produktionsunterlagen und sonstige Projektdateien gehören. Je nach Inhalt können diese Dateien personenbezogene Daten enthalten.
Audiodaten und Stimmen können personenbezogene Daten darstellen, wenn eine Person identifizierbar ist. Eine Verarbeitung biometrischer Daten zum Zweck der eindeutigen Identifizierung findet durch Claroon nach aktuellem Stand nicht statt.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Kunden und Nutzer sind dafür verantwortlich, nur solche Inhalte hochzuladen, zu deren Verarbeitung sie berechtigt sind.
10. Daten-Hosting und Speicherorte
Nach aktuellem technischen Setup werden produktive Dateien in Deutschland gespeichert, insbesondere über Serverinfrastruktur von Hetzner in Nürnberg. Die Datenbank wird über Supabase in der Region Frankfurt betrieben.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren, stabilen und effizienten Betrieb der Plattform.
11. Transaktionale E-Mails
Für transaktionale E-Mails setzen wir Resend ein. Dabei können insbesondere E-Mail-Adresse, Name, technische Versanddaten, Zustellstatus, Zeitstempel und Inhalte der jeweiligen transaktionalen Nachricht verarbeitet werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
12. Newsletter und Marketing-E-Mails
Derzeit bieten wir nach aktuellem Stand noch keinen Newsletter und keine regelmäßigen Marketing-E-Mails an. Sofern wir künftig einen Newsletter anbieten, erfolgt der Versand nur mit Ihrer vorherigen Einwilligung oder auf einer sonstigen gesetzlichen Grundlage.
Die Anmeldung erfolgt in der Regel über ein Double-Opt-In-Verfahren. Rechtsgrundlage für den Versand ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, z. B. durch Nachricht an info@iconmedia.de.
13. Einsatz von KI-Funktionen
Nach aktuellem Stand werden in Claroon keine KI-Funktionen zur Verarbeitung von Kundendaten oder personenbezogenen Daten eingesetzt. Zukünftig können begrenzte KI-Funktionen eingesetzt werden, insbesondere zur Unterstützung bei der Planung von Radiokampagnen.
Nach derzeitiger Planung werden dabei keine Kundendaten, keine hochgeladenen Dateien, keine personenbezogenen Daten, keine Nachrichten und keine Accountdaten an Large-Language-Modelle übermittelt. Für solche Funktionen können künftig insbesondere OpenAI und Anthropic eingesetzt werden.
Nutzer werden angewiesen, keine personenbezogenen Daten in KI-Prompts einzugeben, sofern dies nicht ausdrücklich erforderlich und rechtlich zulässig ist.
14. KI-gestützte Stimm- und Audiogenerierung
Zukünftig kann ElevenLabs eingesetzt werden, um synthetische Stimmen oder Sprachfassungen für Spots zu generieren. Nach derzeitiger Planung werden keine Kundendaten und keine personenbezogenen Daten an ElevenLabs übermittelt, sofern dies für die konkrete Produktion nicht erforderlich ist.
Die Erstellung oder Nutzung geklonter Stimmen natürlicher Personen erfolgt nur, wenn hierfür eine ausreichende rechtliche Grundlage vorliegt, insbesondere eine entsprechende Einwilligung oder vertragliche Berechtigung der betroffenen Person.
15. Eingesetzte Dienstleister und Auftragsverarbeitung
Wir setzen externe technische Dienstleister ein, die soweit erforderlich auf Grundlage von Verträgen zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO eingebunden werden. Dazu gehören nach aktuellem Stand insbesondere:
Hetzner: Server- und Datei-Hosting, insbesondere Speicherung produktiver Dateien in Deutschland.
Supabase: Datenbank, Authentifizierung, Nutzerverwaltung und technische Backend-Funktionen, derzeit mit Datenbankregion Frankfurt.
Replit: Frontend-Hosting und Bereitstellung der Webanwendung. Dabei können technisch notwendige Zugriffsdaten in den USA verarbeitet werden.
Resend: Transaktionale E-Mails, insbesondere Registrierung, Passwort-Zurücksetzung und Systembenachrichtigungen.
IONOS: Domain-, DNS-, E-Mail- oder sonstige technische Verwaltungsleistungen.
OpenAI: Zukünftig für begrenzte KI-Agenten- oder Planungsfunktionen, nach derzeitiger Planung ohne Verarbeitung von Kundendaten.
Anthropic: Zukünftig für begrenzte KI-Agenten- oder Planungsfunktionen, nach derzeitiger Planung ohne Verarbeitung von Kundendaten.
ElevenLabs: Zukünftig für KI-gestützte Stimm- und Audiogenerierung, nach derzeitiger Planung ohne Verarbeitung von Kundendaten, soweit nicht für eine konkrete Produktion ausdrücklich erforderlich.
16. Datenübermittlungen in Drittländer
Einige von uns eingesetzte oder künftig eingesetzte Dienstleister haben ihren Sitz außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums. Soweit personenbezogene Daten in ein Drittland übermittelt werden, erfolgt dies nur, wenn hierfür die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses, einer Zertifizierung unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework oder von EU-Standardvertragsklauseln.
17. Keine Analyse- und Marketing-Tools
Nach aktuellem Stand setzen wir auf der Icon Media-Webseite keine Analyse- oder Marketing-Tools ein. Insbesondere verwenden wir derzeit keine Dienste wie Google Analytics, Matomo, Meta Pixel, LinkedIn Insight Tag oder vergleichbare Tracking-Technologien. Sollten wir künftig solche Tools einsetzen, werden wir diese Datenschutzerklärung entsprechend aktualisieren.
18. Keine automatisierte Entscheidungsfindung
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
19. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist.
Daten aus Kontaktanfragen werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Accountdaten werden grundsätzlich für die Dauer des Nutzer- oder Vertragsverhältnisses gespeichert. Projekt- und Dateidaten werden grundsätzlich für die Dauer des jeweiligen Projekts gespeichert. Geschäfts- und steuerrelevante Unterlagen können entsprechend gesetzlichen Aufbewahrungspflichten aufbewahrt werden.
20. Datensicherheit
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten gegen Verlust, Missbrauch, unbefugten Zugriff, Offenlegung, Veränderung oder Zerstörung zu schützen. Dazu gehören insbesondere Zugriffskontrollen, rollenbasierte Berechtigungen, verschlüsselte Übertragung, Backup- und Wiederherstellungskonzepte sowie organisatorische Maßnahmen zur Beschränkung des Zugriffs auf personenbezogene Daten.
21. Ihre Rechte
Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:
Recht auf Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten gemäß Art. 15 DSGVO;
Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten gemäß Art. 16 DSGVO;
Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO;
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO;
Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO;
Recht auf Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gemäß Art. 21 DSGVO;
Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO;
Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DSGVO.
Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an info@iconmedia.de wenden.
22. Widerspruchsrecht
Sofern wir personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen. Wir verarbeiten die betreffenden Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
23. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt.
Für die ICON MEDIA GmbH ist insbesondere folgende Aufsichtsbehörde zuständig:
Unabhängiges Datenschutzzentrum Saarland
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Fritz-Dobisch-Straße 12
66111 Saarbrücken
Deutschland
E-Mail: poststelle@datenschutz.saarland.de
24. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich unsere Webseite, unsere Plattform, unsere technischen Systeme, eingesetzte Dienstleister oder rechtliche Anforderungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf unserer Webseite abrufbar.
Datenschutz
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Datenschutzerklärung
Der Schutz personenbezogener Daten ist uns wichtig. In dieser Datenschutzerklärung informieren wir darüber, welche personenbezogenen Daten wir im Zusammenhang mit unserer Webseite, unserem Claroon-Kundenportal und unseren digitalen Diensten verarbeiten.
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist:
ICON MEDIA GmbH
Koßmannstraße 35
66119 Saarbrücken
Deutschland
Telefon: +49 681 950 80 80
E-Mail: info@iconmedia.de
Website: www.iconmedia.de
Vertreten durch den Geschäftsführer Marc Simon.
2. Datenschutzkontakt
Für Fragen zum Datenschutz, zur Ausübung Ihrer Betroffenenrechte oder zu dieser Datenschutzerklärung können Sie sich jederzeit an uns wenden:
E-Mail: info@iconmedia.de
3. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Webseite, zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, zur Erfüllung von Verträgen, zur Kommunikation mit Interessenten und Kunden, zur Bereitstellung des Claroon-Kundenportals, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist.
Rechtsgrundlagen der Verarbeitung sind insbesondere:
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, sofern Sie uns eine Einwilligung erteilt haben;
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist;
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, sofern wir gesetzlich zur Verarbeitung verpflichtet sind;
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, sofern die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist und keine überwiegenden Interessen oder Grundrechte der betroffenen Person entgegenstehen.
4. Aufruf der Webseite und Server-Logfiles
Beim Aufruf unserer Webseite werden technisch notwendige Daten verarbeitet, damit die Webseite ausgeliefert, stabil betrieben und gegen Angriffe geschützt werden kann. Dazu können insbesondere folgende Daten gehören: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite oder Datei, übertragene Datenmenge, Referrer-URL, Browsertyp und Browserversion, Betriebssystem, Gerätetyp, HTTP-Statuscode sowie technische Verbindungsdaten.
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren, stabilen und fehlerfreien Bereitstellung unserer Webseite.
Das Frontend der Webseite wird derzeit über Replit bereitgestellt. Replit kann dabei technisch notwendige Verbindungs-, Zugriffs- und Serverdaten verarbeiten. Nach aktuellem Stand werden veröffentlichte Replit-Anwendungen in der Regel in den USA gehostet. Kundendateien und produktive Dateninhalte werden nach unserem derzeitigen Setup nicht im Replit-Frontend gespeichert, sondern getrennt über unsere Daten- und Datei-Infrastruktur verarbeitet.
Server-Logfiles werden nur so lange gespeichert, wie dies für technische Zwecke, Sicherheit, Fehleranalyse und Missbrauchsverhinderung erforderlich ist.
5. Technisch notwendige Cookies
Unsere Webseite und das Claroon-Kundenportal verwenden nur technisch notwendige Cookies und vergleichbare Technologien. Diese sind erforderlich, um grundlegende Funktionen bereitzustellen, insbesondere Login, Session-Verwaltung, Authentifizierung, Sicherheit, Passwort-Zurücksetzung, Formularschutz und Nutzerpräferenzen.
Es werden nach aktuellem Stand keine Analyse-Cookies, Marketing-Cookies, Retargeting-Technologien, Facebook Pixel, LinkedIn Insight Tag, Google Analytics oder vergleichbare Tracking-Dienste eingesetzt.
Die Speicherung technisch notwendiger Informationen auf dem Endgerät oder der Zugriff darauf erfolgt auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TDDDG. Soweit dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt dies je nach Funktion auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
6. Kontaktaufnahme, Kontaktformular, Demo-Anfrage und Terminbuchung
Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon, Kontaktformular, Demo-Anfrage oder Terminbuchung kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen bereitgestellten Daten. Dazu können gehören: Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, gewünschter Termin, Nachrichtentext, Projektinteresse, technische Metadaten der Anfrage sowie weitere Angaben, die Sie uns freiwillig mitteilen.
Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Kommunikation mit Ihnen, zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und gegebenenfalls zur Anbahnung oder Durchführung eines Vertragsverhältnisses. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Anfragen werden gelöscht, sobald sie nicht mehr erforderlich sind, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Falls künftig ein externer Terminbuchungsdienst eingebunden wird, wird diese Datenschutzerklärung entsprechend ergänzt.
7. Registrierung und Benutzerkonten
Nutzer können ein Benutzerkonto für Claroon anlegen. Im Rahmen der Registrierung und Nutzung des Benutzerkontos verarbeiten wir insbesondere: Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Zugangsdaten, Passwort-Hash, Rollen und Berechtigungen, Login-Zeitpunkte, Sicherheits- und Authentifizierungsdaten, Projektzuordnungen sowie technische Nutzungsdaten des Kundenportals.
Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert. Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung und Verwaltung des Benutzerkontos, zur Authentifizierung, zur Zugangskontrolle, zur Sicherheit des Portals und zur Durchführung des Vertragsverhältnisses. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
8. Kundenportal, Projekte, Nachrichten und Freigaben
Im Claroon-Kundenportal können Kunden Projekte verwalten, Dateien hochladen, Nachrichten austauschen, Inhalte prüfen und Freigaben erteilen. Dabei verarbeiten wir insbesondere: Projektinformationen, hochgeladene Dateien, Nachrichten, Kommentare, Statusinformationen, Freigaben, Änderungsverläufe, Zeitstempel, Nutzerkennungen und technische Metadaten.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit eine Dokumentation zur Nachvollziehbarkeit, Qualitätssicherung, Sicherheit oder Rechtsverteidigung erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
9. Datei-Uploads und Audiodaten
Nutzer können Dateien in Claroon hochladen. Dazu können insbesondere Audiodateien, Dokumente, PDFs, Skripte, Briefings, Produktionsunterlagen und sonstige Projektdateien gehören. Je nach Inhalt können diese Dateien personenbezogene Daten enthalten.
Audiodaten und Stimmen können personenbezogene Daten darstellen, wenn eine Person identifizierbar ist. Eine Verarbeitung biometrischer Daten zum Zweck der eindeutigen Identifizierung findet durch Claroon nach aktuellem Stand nicht statt.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Kunden und Nutzer sind dafür verantwortlich, nur solche Inhalte hochzuladen, zu deren Verarbeitung sie berechtigt sind.
10. Daten-Hosting und Speicherorte
Nach aktuellem technischen Setup werden produktive Dateien in Deutschland gespeichert, insbesondere über Serverinfrastruktur von Hetzner in Nürnberg. Die Datenbank wird über Supabase in der Region Frankfurt betrieben.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren, stabilen und effizienten Betrieb der Plattform.
11. Transaktionale E-Mails
Für transaktionale E-Mails setzen wir Resend ein. Dabei können insbesondere E-Mail-Adresse, Name, technische Versanddaten, Zustellstatus, Zeitstempel und Inhalte der jeweiligen transaktionalen Nachricht verarbeitet werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
12. Newsletter und Marketing-E-Mails
Derzeit bieten wir nach aktuellem Stand noch keinen Newsletter und keine regelmäßigen Marketing-E-Mails an. Sofern wir künftig einen Newsletter anbieten, erfolgt der Versand nur mit Ihrer vorherigen Einwilligung oder auf einer sonstigen gesetzlichen Grundlage.
Die Anmeldung erfolgt in der Regel über ein Double-Opt-In-Verfahren. Rechtsgrundlage für den Versand ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, z. B. durch Nachricht an info@iconmedia.de.
13. Einsatz von KI-Funktionen
Nach aktuellem Stand werden in Claroon keine KI-Funktionen zur Verarbeitung von Kundendaten oder personenbezogenen Daten eingesetzt. Zukünftig können begrenzte KI-Funktionen eingesetzt werden, insbesondere zur Unterstützung bei der Planung von Radiokampagnen.
Nach derzeitiger Planung werden dabei keine Kundendaten, keine hochgeladenen Dateien, keine personenbezogenen Daten, keine Nachrichten und keine Accountdaten an Large-Language-Modelle übermittelt. Für solche Funktionen können künftig insbesondere OpenAI und Anthropic eingesetzt werden.
Nutzer werden angewiesen, keine personenbezogenen Daten in KI-Prompts einzugeben, sofern dies nicht ausdrücklich erforderlich und rechtlich zulässig ist.
14. KI-gestützte Stimm- und Audiogenerierung
Zukünftig kann ElevenLabs eingesetzt werden, um synthetische Stimmen oder Sprachfassungen für Spots zu generieren. Nach derzeitiger Planung werden keine Kundendaten und keine personenbezogenen Daten an ElevenLabs übermittelt, sofern dies für die konkrete Produktion nicht erforderlich ist.
Die Erstellung oder Nutzung geklonter Stimmen natürlicher Personen erfolgt nur, wenn hierfür eine ausreichende rechtliche Grundlage vorliegt, insbesondere eine entsprechende Einwilligung oder vertragliche Berechtigung der betroffenen Person.
15. Eingesetzte Dienstleister und Auftragsverarbeitung
Wir setzen externe technische Dienstleister ein, die soweit erforderlich auf Grundlage von Verträgen zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO eingebunden werden. Dazu gehören nach aktuellem Stand insbesondere:
Hetzner: Server- und Datei-Hosting, insbesondere Speicherung produktiver Dateien in Deutschland.
Supabase: Datenbank, Authentifizierung, Nutzerverwaltung und technische Backend-Funktionen, derzeit mit Datenbankregion Frankfurt.
Replit: Frontend-Hosting und Bereitstellung der Webanwendung. Dabei können technisch notwendige Zugriffsdaten in den USA verarbeitet werden.
Resend: Transaktionale E-Mails, insbesondere Registrierung, Passwort-Zurücksetzung und Systembenachrichtigungen.
IONOS: Domain-, DNS-, E-Mail- oder sonstige technische Verwaltungsleistungen.
OpenAI: Zukünftig für begrenzte KI-Agenten- oder Planungsfunktionen, nach derzeitiger Planung ohne Verarbeitung von Kundendaten.
Anthropic: Zukünftig für begrenzte KI-Agenten- oder Planungsfunktionen, nach derzeitiger Planung ohne Verarbeitung von Kundendaten.
ElevenLabs: Zukünftig für KI-gestützte Stimm- und Audiogenerierung, nach derzeitiger Planung ohne Verarbeitung von Kundendaten, soweit nicht für eine konkrete Produktion ausdrücklich erforderlich.
16. Datenübermittlungen in Drittländer
Einige von uns eingesetzte oder künftig eingesetzte Dienstleister haben ihren Sitz außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums. Soweit personenbezogene Daten in ein Drittland übermittelt werden, erfolgt dies nur, wenn hierfür die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses, einer Zertifizierung unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework oder von EU-Standardvertragsklauseln.
17. Keine Analyse- und Marketing-Tools
Nach aktuellem Stand setzen wir auf der Icon Media-Webseite keine Analyse- oder Marketing-Tools ein. Insbesondere verwenden wir derzeit keine Dienste wie Google Analytics, Matomo, Meta Pixel, LinkedIn Insight Tag oder vergleichbare Tracking-Technologien. Sollten wir künftig solche Tools einsetzen, werden wir diese Datenschutzerklärung entsprechend aktualisieren.
18. Keine automatisierte Entscheidungsfindung
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
19. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist.
Daten aus Kontaktanfragen werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Accountdaten werden grundsätzlich für die Dauer des Nutzer- oder Vertragsverhältnisses gespeichert. Projekt- und Dateidaten werden grundsätzlich für die Dauer des jeweiligen Projekts gespeichert. Geschäfts- und steuerrelevante Unterlagen können entsprechend gesetzlichen Aufbewahrungspflichten aufbewahrt werden.
20. Datensicherheit
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten gegen Verlust, Missbrauch, unbefugten Zugriff, Offenlegung, Veränderung oder Zerstörung zu schützen. Dazu gehören insbesondere Zugriffskontrollen, rollenbasierte Berechtigungen, verschlüsselte Übertragung, Backup- und Wiederherstellungskonzepte sowie organisatorische Maßnahmen zur Beschränkung des Zugriffs auf personenbezogene Daten.
21. Ihre Rechte
Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:
Recht auf Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten gemäß Art. 15 DSGVO;
Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten gemäß Art. 16 DSGVO;
Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO;
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO;
Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO;
Recht auf Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gemäß Art. 21 DSGVO;
Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO;
Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DSGVO.
Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an info@iconmedia.de wenden.
22. Widerspruchsrecht
Sofern wir personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen. Wir verarbeiten die betreffenden Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
23. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt.
Für die ICON MEDIA GmbH ist insbesondere folgende Aufsichtsbehörde zuständig:
Unabhängiges Datenschutzzentrum Saarland
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Fritz-Dobisch-Straße 12
66111 Saarbrücken
Deutschland
E-Mail: poststelle@datenschutz.saarland.de
24. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich unsere Webseite, unsere Plattform, unsere technischen Systeme, eingesetzte Dienstleister oder rechtliche Anforderungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf unserer Webseite abrufbar.